レビュー

営業〜企画のキャリアで辿り着いたベストのノート&情報・案件管理はこの1冊。【ニトムズ エディターズシリーズ 365デイズノート/A5】

営業職〜企画職の10年ちょっとのキャリアの中で、ノートでの案件管理については常にアップデートしながら最適な方法を試してきました。これまでの変遷と2018年現在のベストの1冊と方法をご紹介します。

最初にご紹介しておくと今使っているのは「ニトムズ エディターズシリーズ 365デイズノート/A5」です。

最初はビジネス手帳&手作りの管理表

まず、営業職だった頃には「顧客管理」「案件管理」「スケジュール管理」が必要で、最初は一般的なスケジュール帳にまとめていました。一応、前提として10年程前の話から始まるので今ほどアイディア手帳だとか方眼流行りだとかはない頃です。

ちょうどその頃使っていたものと同じものが検索で見つからなかったのでリンクはバーチカルタイプの適当なものにしておきますが、ポイントは「マンスリー」のページのあとに「週間バーチカル」タイプが続いているものです。今なら個人事業主で1月始まりだったり、年末年始のバッファを考えて12月始まりにするかと思いますが、当時は会社勤めで通常の4-3月が年度になるので「4月始まり」かつ「月曜始まり」のものです。

「月曜始まり」については個人的な感覚で、「一週間頑張って土日が休みとして最後にある方が気が楽な感じがする」といった程度の理由です。結局土日も仕事だったりするわけですが(ちなみに同じ理由でカレンダーも月曜始まり選びます)。

さらにビジネスバッグは持っているにせよスーツの胸ポケットに入れるためにスリムタイプのものにしていた時期もあります。ただ、これだけだと日々の案件管理だとか書き溜めとかには向いていなかったんですよね。当時私はエリア担当に加えて新規顧客開拓の担当も兼ねていて、4自治体・数十社の管理と、1日最大20箇所程度の顧客訪問をしていたので、スケジュール帳だけだと入らないわけで。

そこで自分で使いやすいフォーマットをA4で作って印刷して利用していました。月ごとの管理表と日ごとの管理表です。リストと目標とクライアント名と案件内容を表にしたもので、前日夜か当日朝に動きを書き上げて、済んだものからチェックして潰していく形です。これをA4判の二つ折りクリップボードに月ごとに挟んで、終わったものから外して入れ替えていく管理方法です。客先で追加のメモが必要な場合にはスケ表の裏に書いたりもできるので便利でした。

ちなみにクリップボードの表紙裏の部分にはクリアファイルを両面テープで貼り付けて、A4サイズのチラシとか資料はそこに挟むようにしていました。今なら元々そういう作りになっている商品もあるんでしょうけれどね。手作りで。

ということで、最初はビジネス手帳&手作りA4管理表の組み合わせです。今でも基本的なスタンスは変わらないのですが、欲しいものがあっても存在しないのであれば作ってしまったほうが早いという姿勢です。強度を気にしなければ今は百均でも揃いますしね。

アイディアノートはモレスキン。

さて、この方法でしばらくやっていたのですが、これだと使い終わった表はほぼ見返すこともなくバラバラに仕舞われていくことになりがちでした。結構嵩張るし。そこでやり方を少し変えてみることにしました。

実は社会人になってすぐの頃からアイディア帳用として「モレスキン」のノートを使っていました。ハードカバーで方眼で、A6サイズ程度の小さいやつです。今ほどカバー柄のバリエーションもなかったのでクラシックタイプのものですね。

モレスキンのノートの良いところは第一に「軽い」ことです。次に「ハードカバーで手持ちでもメモがしやすい」こと。そして「カバー裏に小さいポケットがついている」ことですね。ポケットサイズだとレシートとか名刺程度しか入りませんが、それでも使いやすい。大きめのサイズもありますけれど、今でもモレスキンならポケットサイズの方眼タイプがベストです。少し高いのが難点ですが、使い始めの頃は「アイディアの書き溜めが資産になる!」と意気込んでいたのでアイディアノートには少ない給料を投下していました。

当時使っていたモレスキンのノート。内容はわからないように加工しています。

 

モレスキンのノートはあくまでアイディア用で、業界のことだとか技術的なことなどを自分でまとめて、極々普通のタグシールをつけます。それを見返しながら勉強していたわけです。

それでスケジュールの管理法を見直す際に、ある程度の業界やら技術的なまとめはできていたこともあって、どうせならモレスキンだけの管理にできないかなと考えました。ちょうどその頃、「情報は1冊のノートにまとめなさい」という本をパラパラと立ち読みして「これだ」と思ったタイミングがあったように記憶しています。リンクは後に発売された完全版ですが、最初のやつが発行された頃ですね。

※補足しておくとすっかりこの本通りにとかいうことではなくて(そもそも立ち読みでパラパラレベル)「あ、1冊に時系列にまとめてしまえばいんだ」と単純に考えたということです。

日付を索引にしてノートを1本化することでシンプルに。

モレスキンのノートは方眼のものを使っていたので、各ページを3〜4つくらいのスペースになるようにペンで線を引いて使うようにしました。最上部1〜2cmくらいは日付&クライアント名を書くように横線引いて、その下のメイン部分は左4cmくらいに縦線引いて案件名書けるようにする、みたいな。自分の中でのイメージはA4でオリジナルで作っていた表を超コンパクトにモレスキンに落とし込むような感じでしたね。

デメリットとしてはどうしても「小さい」ので、ペンも超極細のものを使っていました。

結果として、手のひらサイズで案件とアイディア管理が完結するシステムに落ち着いてしばらくはこの形で進めていました。ビジネス手帳は持つようにして、日付とクライアント名と案件名のみを書いておき、詳細情報はその日付を元にノートを検索する流れです。

企画業になってiPhoneを持つようになって、ビジネス手帳は使わなくなった。

その後、転職・独立起業して企画業を生業とするようになったわけですが、ここから更に管理手法が変わります。iPhoneを持つようになってからはスケジュール管理も基本的にはこれ1台で済ませるようになって紙の手帳は持たなくなりました。PC経由でも使うので「クラウド管理」ということですね。アプリ依存だと万が一のサービス終了時に辿れなくなりますが、ある程度の必要情報はスクショとかで残すこともできますし、電源落ちると見れなくなるもののモバイルバッテリーも普通になって特に不便はありません。スマホの進化はほんと素晴らしいもので、写真に撮れば記録も早いし、ネットでの共有や管理もストレスフリーでできるようになったので様々な面でシンプルになりますよね。

企画用ノートは現状では「エディターズシリーズ 365デイズノート/A5」一択。

スケジュール管理はクラウド化した一方で、ノートはモレスキンから「エディターズシリーズ 365デイズノート」になりました。最初に使っていたのはこのA6判です。

A6判はコンパクトで使いやすかったのですが、アイディア出しだとかクライアント打ち合わせ時に書き出す際に「A4判」の大きさが必要だなと感じるようになりました。しかしA4判を持ち歩くのはでかいので、最終的に見開きだA4判で使える「A5判」に落ち着きました。今もA5判を使い続けています。

365デイズノートが個人的に秀逸だなと感じているポイントを紹介しますね。

1冊368ページあるのに「薄い」

第一に「薄い」ことです。使用されている紙が素晴らしい。その名の通り1冊で約1年分の記録ができます。もちろん1日1ページとは限らないわけですが、数冊使い続けている平均を見てみるとざっくり1年1冊のペースです。手元の365デイズノートが本日「2018年12月3日」時点で残り8ページでして(アイキャッチに載せたのは次に使うように買った新しいもの)、このノートの1ページ目は「2017年11月17日」です。今回も1年ちょっとです。

ノートでの管理の際の課題って、「1冊のページ数が少ないと結局何冊も持ち歩くことになる」ということです。振り返りがそれほど必要なければ問題ないのですが、ビジネス手帳と同じでできれば1年分くらいは1冊にまとめて持ち歩きたい。365デイズノートはこのあたりほんとよくできています。

ほぼ1年使い切ったものと新しいものを比較用に撮ってみました。使用感あって汚いですがこんな感じです。1年使ってもそれほど厚みが増すわけでもなく強度も保たれています。

ちなみにノートって使えば使うほど「重くなる」んですよ。資料貼ったりすることもありますが、書き込むことで「インク」の重さが加わるんです。だから紙の薄さやインクの吸い込み量って意外と大事だというのが個人的な考えです。印刷業界に昔いたこともある感覚かもしれませんが。あと参考までですが、モレスキンは紙がこれよりも少し厚くてさらにハードカバーということもあって、ノート自体の厚さの割に192ページしかないんですね。

紙が薄いのに裏うつりしない

これも大事です。薄い紙なのに、手帳用紙を使用しているために裏うつり(裏抜け)しにくいんです。これは数冊使って全く問題ありません。薄い分「多少透けて見える」ということはどうしてもありますが、それでも最小限だしペンが染みてしまうことも基本的に無いのが素晴らしい。だからといって破けやすいということもなく、使うペンを書きやすいものを選べばハードカバーではなくても手持ちでメモするのに特にストレス感じません。「エディターズ」という名前がついているように、編集者などにとっての使いやすさも考えられたバランスなのだと感じます。

(あまり使ってないが)日付管理ができるようになっている。

メーカーのイチオシポイントとして、各ページの上部に「1〜12月(英語)、月〜日曜日(英語)、1〜31の日付(数字)」が薄く印字されています。必要に応じでそこをチェックすることで簡単な日付管理ができるということですね。

でもこれ「表記が小さい」のと、見開きで右ページも左ページも「右上」にこのインデックスがあるので個人的には使っていません。パラパラとめくりながら日付検索するのには「左ページには左上」「右ページには右上」に日付がある方が使いやすいじゃないですか。だから私の使い方としては各ページの右上または左上に「11/12」などと直接書き込みます。その隣にクライアント名だとか案件名だとか。これで使いやすい。

A5判だと見開きでA4判になる(当たり前)。

最初にも少し触れましたが、これも大事です。アイディア出したり打ち合わせしたりする際に「ノート自体の大きさ」って大切なんですよ。小さすぎても大きすぎてもうまくいかない。これは個人的な感覚なので人それぞれちょうどよい大きさはあると思いますが、私の場合はA5判、ときどきA4判が捗る。365デイズノートは開いたときにどのページもほぼ「平ら」になるような開き方ができる製本になっているので、通常はA5判、広く使いたいときにはA4判で使える「A5判」がベストです。

まとめ

少し長くなりましたが、企画業に携わっている今のベストノートが「ニトムズ エディターズシリーズ 365デイズノート/A5」です。基本的には日付のみの時系列管理で、クラウド上のスケジュールと照合して情報検索できるようにしています。まぁノートと言っても直近の案件とかアイディア管理が中心なので、数ヶ月以上過去に遡って検索することもそれほど多くはないものですから、時系列管理でこの1冊で完結するのが自分のスタイルに合っているんでしょうね。ノート沼にハマっていてこれまだ使ったことない方は是非試してみてください。私も10年かけて(記事に書いていない様々なノートを含めて)様々試して辿り着いた結果ですので、ノートに求めるものが近い方には気に入っていただけるかと思います。ではでは。

 

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